Khi trả lời điện thoại, người Mỹ dùng từ Hello thay cho Hi, cũng như người Việt thì dùng từ “Alo”. Nếu bạn gọi họ về vấn đề công việc hay trong môi trường công sở, họ sẽ giới thiệu tên Công ty trước và sau đó là tên của họ, chức dnah hay vị trí họ đang công tác. Hoặc một khi bạn đã gọi đến đúng người hay đối tượng bạn cần gặp , thì bạn chỉ cần nói hello và tên của bạn, nếu bạn là người cẩn thận thì bạn nên giới thiệu chức danh của bạn. Hoặc nếu bạn không biết chắc mình gọi đúng người hay đúng công ty, bạn hãy yêu cầu họ một cách lịch sự:” May I speak with George Brown please?”

Với các phương tiện nghe nhìn hiện đại ngày nay, người Mỹ có máy trả lời điện thoại tự động ở nhà. Đồng thời, đa số các công ty thường có các tin nhắn bằng giọng nói cho nhân viên của mình do đó bạn có thể để lại tin nhắn. Hãy nói tên họ của bạn rõ ràng và để lại số điện thoại để họ có thể gọi lại cho bạn. Các tin nhắn nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.